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如何做好学院办公室工作

发布日期:2020-05-22 浏览次数:18018

《如何做好学院办公室工作》


一、 学院办公室的定位与特点


学院办公室工作,是学院管理体系中的重要组成部分,是辅助院领导处理党政工作和办理教学、科研、学科建设等各项事务,为院领导服务、为各单位服务、为师生服务的一项不可缺少的重要工作。


学院办公室是学院的中枢,处于教学、科研、行政管理的第一线,直接与师生打交道,事务性工作极为复杂。上面条条线,下面一根针,学校里一二十个职能部门与学院办公室都要发生工作关系。学院办公室运转的情况如何,不仅对本学院的工作产生直接的影响,而且对全校性工作也关系重大。


与过去相比,学院办公室出现两大变化:从单一到综合;从封闭到开放;从“一服务”到“三服务”


定位:参谋部与事务部——参与政务,管理事务(参谋、管家)


桥梁与中枢——上传下达,协调左右


门面与窗口——联络四方,迎来送往(领导的形象、学院的形象)


主要特点:1、综合性强,头绪特别多:多功能办事、多向性联系、多层次服务;上下左右,里里外外都要管,都要处理


2、工作政策性强:处理每件事情,必须有政策依据,不能粗心大意,说话办事、回答问题、报送信息、处理文书,决不能各行其是。


3、要求高,时间性强:讲求工作效率,来不得半点拖拉。


4、联系广,协调任务重:通过牵头协调,使全院从不协同到协同,变无序为有序。


5、日常管理与被动突击并重:突击性的工作一般发生在举行重大庆祝活动、召开大型会议、接待上级领导和人数较多的团体来访、专题调研、资料准备、处理突发事件等的时候。集中精力,打破常规,处事不惊。


6、广收信息与机要保密并重:



二、学院办公室的职责权限问题


学院办公室及其人员的基本职责是辅助决策、处理事务、协调关系,并据此赋予一定的权限处理职责范围内的一切事务,其核心是为学院领导工作服务,为教学、科研、学科建设服务,为全院师生员工服务。这就是职责权限问题。


根据本人的理解,学院办公室的主要职责可以概括如下18个方面:  

  1、深入实际,调查研究,掌握本院教学、科研、教师学生思想动态和党政管理方面的热点、焦点问题和详细情况,为院领导决策提供咨询,当好参谋助手。  

  2、及时向学院领导传送学校和有关部门的各类公文、函件和通知。受领导委托起草有关计划、总结、信函、规章制度等,编制每月工作重点及每周活动安排等。  

  3、根据院领导意见,组织安排院领导班子工作会议,主办学院大型活动和大型会议。负责党政专题会议的安排和通知工作。做好院部会议的记录、存档等工作。

  4、协调本院各科室、各支部的工作,督促、检查、落实学校及学院布置的有关工作决议和决定。  

  5、负责协调、处理本院的突发事件、信访工作,配合分管领导负责本院的综合治理以及防火、防盗、卫生、安全督查工作。  

  6、负责审核以学院名义签发的各种请示、报告、信函等文件材料。  

  7、安排接待上级和兄弟单位来校、来院参观访问、合作交流的团组织和个人。  

  8、收集本单位有关动态信息,及时向学校主管业务部门反映情况。负责向校、院网络提供全院的工作动态和信息。

  9、负责记载学院工作日记,做好学院大事的记载工作,做好有关统计和报表工作。


10、负责做好组织、统战、宣传、纪检等各项具体工作。


11、负责学院教职工的人事管理、劳动工资、职称评聘、人才引进等工作。


12、负责全院本科生、研究生的日常教学管理工作。


13、负责全院科研项目的申报及管理工作,协助学科点做好相关工作。


14、负责日常办公用品的购买、管理及报销事宜。


15、做好印章的管理和使用工作。


16、做好院图书资料室的管理与建设工作,做好文件资料的立卷归档工作。


17、做好办公室自身建设,不断提高办公室人员的工作能力、政策水平和个人素质。


18、完成院领导交办的其它工作




三、学院办公室的规范体系


办公室工作规范,从体系上说,应由两个层次的规范构成,一是外部规范,即源自各级机关和部门制定的秘书工作准则与规定,这是高层此的秘书工作规范;二是内部规范,即学院内部依照上级机关和学校的有关规定而制定的,用以约束办公室工作及人员的规范。这是秘书工作的规范在学院办公室工作中的具体体现。


(一) 管理规则


规定院办公室各类人员秘书事务的处理方式、要求及标准,这就是办公室工作的管理规则。


办公室工作管理规则的范围比较宽 , 可以包括文件管理、档案管理、会议管理、办公设备、用品管理、办公环境管理以及信访、用印、保密等工作制度。择要介绍如下:


1、印章管理制度


具体规定学院印章、各类专用章、书记院长手章及各部门、单位印章的管理制度 , 包括刻制、使用、保管和缴销。印章刻制应规定各单位须持书面请示并附新机构成立文件 , 经批准统 一绘制图样、出具证明并到有关单位办理刻制手续。印章使用应规定具体程序及手续 , 包括使用正式章应有院长或院长授权有关负责人签字 , 有些重要文件如合同、协议及关系到财、物等重大事项用印必须有学校法人代表或校长签字才能使用。必须规定学院印章一般不单独对外使用 , 应规定学院印章必须由专人保管 , 并规定新启用印章应留印模和机构更名、撤销应销毁印章的制度。


2、保密工作制度


具体规定高校秘书工作中的保密细则 , 包括确定保密范围、保密重点单位、保密机构职责、保密工作奖惩等。着重规定秘密文件 , 重要会议内容及记录 , 文书、人事、保卫、学生档案 , 党政各部门印章、信证及重要来信来访内容的保密规则 , 并具体规定保密技术和方法 , 确定学校密级等制度。


(二) 工作程序


规定处理秘书事务过程中必须遵循的一系列连贯性的工作步骤, 对处理先后次序、必须经过的几道手续都加以明确 , 可以使学院办公室工作迈上规范化、秩序化的轨道,提高办公室工作的准确度和科学性。办公室工作中许多是程序化比较强的,可以通过制定程序规范来加以管理。比如 :


1、会议安排程序


规定由办公室协助组织安排会议的具体程序 , 其流程包括会名、会期、会址的确定 ; 会场的布置 , 附属设施的管理 ; 参会人员的确定、通知 ; 会议文件、材料的准备 ; 会议议程的协调控制 ; 会议记录及会议纪要的整理制发 ; 会议议决事项的传达、催 办、督办。对每一个程序的具体要求、时限都作出规定。


2、收文处理程序


可以对校内、校外来文分别制定程序规范。来文处理程序可以包括 : 分类登记 , 加盖收文章 , 分类编号登记 ; 填单分办 , 填写“文书处理单”, 分出阅件和办件 , 阅件拟出阅文范围 , 办件拟明承办单位 ; 承办单位按要求办理公文 , 并注明办文结果 ; 催办 ,规定秘书部门催办要求。院内基层呈院领导阅批的文件 , 其处理程序可以包括 : 各单位送呈院领导的请示、报告 , 由单位负责人签字加盖公章 , 送院办公室登记、提出拟办意见,转呈领导阅批。处理完毕文件立卷归档。


3、发文工作程序


主要是规定学院发文的具体程序 , 其程序可以包括:确定发文名义; 确定拟稿方式 , 由办公室拟稿、院领导拟稿和部门代拟稿 ; 文稿审核 , 并规定核稿责任者及审核内容;会签;领导签发;编号登记;印制;加盖公章;发 出 ; 如属向上请示, 还须在一定时间内进行询办。发文稿及文件副本存档。


4、接待工作程序


主要是规定学院接待工作程序 , 其程序可以包括 : 来函来电登记 ; 报告办公室负责人 , 制订接待计划 ; 落实接待人员 , 安排食宿 , 预订返程机票车票 ; 安排有关领导出面接见 ; 安排接访项目、会谈、参观事宜 ; 客人离校的送行安排等。


四、学院办公室工作的要求


(一)办公室人员工作守则


一、学习理论。认真学习马列主义、毛泽东思想、邓小平理论和“三个代表”重要思想,注重理论联系实际,不断提高思想政治素养。

二、熟悉业务。全面熟悉学校、学院工作情况,熟练掌握办公室工作的基本技能和工作程序。钻研业务,精益求精,不断探索工作规律,努力开拓创新。

三、敬业爱岗。勤奋工作,踏实做事,忠于职守,乐于奉献。贴近师生,全心全意为师生员工服务。

四、提高效率。工作严谨,办事干练,严格程序,讲求方法。加强督查,注重实效,提高工作效率。

五、实事求是。加强调查研究,上情下达,下情上传,真实反映实际情况,当好参谋助手。

六、优质服务。文明用语,着装整洁,仪表大方。待人和蔼,耐心细致,有礼有节。

七、坚持原则。遵纪守法,秉公办事,不徇私情,识大体、顾大局,做到有令必行,有禁必止。

八、协调配合。明确岗位职责,不推诿、不扯皮、不敷衍,切实负起责任。工作分工不分家,相互支持,主动补位,维护办公室团结高效的形象。

九、严守机密。严格遵守党和保密规定和工作纪律,增强保密观念,严防泄密。

十、清正廉洁。艰苦奋斗,廉洁自律,抵制奢侈浪费,不谋私利,不讲排场,不搞特殊化,树立公道正派的良好形象。


本人概括:


1、忠于职守——不失职、不越权、不越位、不缺位;可靠,放心,满意


2、团结协作——不分彼此,不分你我,分中有合,合中有分;顾全大局,主动补位,工作为上


3、高效务实——细致、准确、及时、落实


4、守纪守密——摆正位置不涉密,恪尽职守不泄密,胸怀全局不传密


(二)办公室工作人员行为规范


接电话规范用语——


1、接电话均先说:“您好”。


2、第二人称用“您”。


3、称呼姓名时,名字后要加“同志”、“老师”、“同学”。


4、询问时,可用:“您贵姓”;“您怎么称呼”;“你是×××单位吗?”(打电话时使用);“您是哪里?”(接电话时使用);“请问您的电话号码是?”;“能告诉我您的职务吗?”


5、答复时,可用“我是++办公室×××”;“我们的电话是、”;“我们地址是”;“您的问题,根据××规定,……(答复内容)。”


6、需要对方阐述问题时,可用:“请讲”;“请继续讲”;“请讲得稍慢一点,我做一下记录”;“对不起,请您再重复一遍。”


7、遇特殊情况,需暂时中止通话时,可用:   “对不起,我先接另一个电话(或先处理另一件紧急事情),请您稍等(或我过一会儿再给您打电话)。”


待继续通话时,可用:  “对不起,让您久等了。”


8、领导布置工作(或交待任务)后,可用:


“好,我马上就办”;“听清楚了,我马上报告。”


9、通话结束时,可用:


“谢谢您”;“麻烦您”;“再见”。


接待行为规范——


1、无特殊情况,值班电话铃响三声内接起电话。


2、接待客人时,要做到起立,让座,倒茶。


3、接待结束后,对外省市党校、行政学院的领导要送至机关门口。


4、对到办公室查询有关事项的同志、师生要热情答复,对查问房间号的同志要指明方位。


5、对向有关领导和单位反映情况的电话,要准确记录,并及时传达。


6、无论在接听电话还是面洽公务,都要用征求意见的口气、协商的口气,尊重对方、高效办事。


办公室人员“六不讲”——


1、不讲“我不知道”


2、不讲“我找不到”


3、不讲“我办不了”


规范语例:“您讲的这件事情(或这项工作),由于××原因,还不能办理(或暂时不能办理),请您谅解。”


4、不讲“我们不安排”


5、不讲“不归我管”


规范语例:“您讲的这个问题应由××负责办理,请您与××联系”。(或帮助联系、协调)


6、不讲“已经向您报告过了”


规范语例:再把事情详细报告一遍。


办公室人员“十办”原则——

当天的事情要当天办;

能办的事情要马上办;

困难的事情要想法办;

重要的事情要着急办;

紧急的事情要抓紧办;

复杂的事情要疏理好办;

琐碎的事情要抽空办;

所有的事情要认真办;

不能办的事情不要强办;

不让办的事情不要非办。