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各类文件材料的部门立卷和归档流程

发布日期:2021-05-03 浏览次数:22339

      一、预立卷


  (一)学院各部、处、系、办、室、馆、院、科、(中心)工会、团委均为立卷部门。

  (二)各立卷部门参照归档范围,预先编制案卷类目(类目名称见《安徽绿海商务职业学院档案归档范围及保管期限表》)。

  (三)各立卷部门要在平时的工作中,随时将办理完毕的现行文件,按照档案类目名称,密切结合当年本单位及其分管范围内各项工作实际情况,将收集的档案进行分类归档。


  二、立卷分工


  (一)上级下达的文、电、材料,综合性文件由学院党办、校办立卷归档。直接发到承办部门或由有关人员直接获得的专业性或具体业务性的文件,由各承办部门立卷归档。

  (二)以党委和学院名义的发文,需根据文件内容由相关部门分别立卷归档。以部门名义的发文,由各部门立卷归档。

  (三)党委和学院召开的代表大会、全委会、常委会、扩大会、办公会议等所形成的材料,由学院办公室立卷归档。职能部门以学院名义召开的全校性的专门会议、干部会议所形成的材料由主办单位立卷归档。

  (四)校内各单位向党委、学院的请示、报告正文及相应的批复、批转的原件,由学院校办或党办分别立卷归档,请示、报告的原稿及批转、批复的复制件,则由报文单位立卷归档。

  (五)院级领导外出参加各种会议、活动的材料,由学院办公室立卷归档。各部门人员代表学院外出参加各种会议、活动的材料,由各单位负责收集、整理、归档。

  (六)两个以上单位共同办理的文件或形成的材料,由主办单位立卷归档,非主办单位只保存复制本。

  (七)各临时机构、撤销机构工作中形成的对学院有保存价值的材料,应在机构撤销前做好整理工作,移交学院档案部门统一管理,任何人不得将材料带入其他单位。


  三、整理组卷(立卷)


  (一)坚持由文件材料形成部门或文件内容相关部门立卷归档的原则,各部门的专(兼)职档案人员要负责将平时收集、积累的各类文件材料进行整理组卷后,移交档案部门归档。

  (二)在平时积累归卷基础上,按照《安徽绿海商务职业学院档案归档范围及保管期限表》调整检查每组文件是否齐全、完整,剔除不需要归档的文件材料,将文件进行分类组卷。

  (三)将文件按年度、问题、保管期限进行立卷分类。


  1.分年度:将文件材料按照其形成或针对的年度分开。

      如:

  一般文件归入文件形成年度。

  跨年度的请示、批复,归入批复年度。

  跨年度的规划、计划等,归入文件针对的第一个年度。

  跨年度的总结、报告等,归入文件内容针对的最后一个年度。

  跨年度的会议文件,归入会议开幕的年度。

  法规性文件,归入公布和批准年度。

  按学年处理的文件,归入专门年度。

  科研、基建、设备项目、与科技开发等分别归入鉴定、竣工、开箱或引进年度。

  成绩、归入毕业年度。

  非纸张文件一般一件为一卷。


  2.分问题:将文件按其内容所反应的问题分开。


  (四)以问题为主进行立卷组合。


  如:会议文件,按会议的届次组合,根据文件的数量,可以一会一卷、一会数卷或数会一卷。

  案件处理材料,按立卷问题或人头组合,可以一案一卷或一案数卷。

  统计、报表、名册等,按照名称组合。

  学院管理和业务活动形成的文件、材料,按单一问题组合。

  工作计划、总结等文件,按责任者或名称组合。

  简报、汇编、文集按照名称或期号组合。

  科研、基建、设备按项目组卷,一项一卷或数卷,可将立项材料和结论性材料综合组卷后放在各项目之首,其余材料可按工作阶段及重要程度或文件性质分别组成若干卷。


  (五)卷内文件材料按重要程度或时间顺序排列。


  如:

  批复在前,请示、报告在后。

  上级通知在前,上报材料在后。

  正件在前,附件在后。

  印件在前,定稿在后。

  原件在前,复制件在后。

  转发文在前,被转发文在后。

  复文在前,来文在后。

  结论性材料在前,依据性材料在后。

  其他文件材料按时间顺序排列。


  (六)拆除文件上的金属物,对破损的文件材料及本卷文件材料不分割的照片、小字条等要进行加边修补和裱糊,对较大的图表,要按手风琴式折叠。


  (七)编页号


  成卷装订的卷内文件编页号,按件组卷的文件编件号。

  1.卷内目录、备考表均不编页号。

  2.卷内文件无论单面或双面只要有书写文字,均应一面编写一个页号。

  3.页号应用蓝色或黑色号码机打制,起始号为“1”。

  4.页号的位置在每面材料非装订线一侧的右下角。

  5.同一问题的文件组卷后不得超过200页。

  6.以件为单位的要依据卷内文件的排列先后逐件编件号,在文件材料首页上端的空白中间位置加盖归档章,并填写相关内容。


  年度:文件形成的年度,以四位阿拉伯数字标注公元纪年,如2009。

  保管期限:归档文件保管期限的简称或代码。

  件号:文件排列的顺序号,按文件排列顺序从“1”开始标注。


  (八)填写卷内文件目录


  归档文件应按照文件编号的顺序编制文件目录,必须用计算机打印,卷内目录应放置在卷内文件之前。

  1.序号:以卷内文件排列的先后顺序填写顺序号。

  2.文号:文件制发机关的发文字号,由发文机关代字、发文年度和发文顺序号组成,如:“国发[2007]1号”。[2007]不得简写成“07”

  3.责任者:形成文件部门或对文件负有责任的署名者。

  4.题名:即文件标题,一般照实抄录。没有标题或标题不规范的,可以自拟标题,外加“[]”号,如会议记录应概括出主要内容。

  5.文件日期:文件的形成时间,以8位阿拉伯数字标注年、月、日。如:20090314

  6.页次:指按页组卷的。标注卷内每份文件起始之页的编号,最后一份文件应填起止页号。

  7.页数:指按件组卷的。标注每一件文件的页数。

  8.备注:注释文件需要说明的情况。


  (九)填写卷内备考表


  卷内备考表位于卷内文件之后,必须用碳素墨水填写。

  1.本卷情况说明:填写卷内文件缺损、补充、移出、销毁等情况。

  2.立卷人:由组成本卷的兼职档案员签名。

  3.检查人:由立卷部门对案卷质量进行审核的责任者签名,一般由立卷部门的负责档案工作的负责人

  4.立卷时间:填写立卷的时间。


  (十)书写卷皮


  1.立档单位:立档单位的全称,即黑河学院。

  2.档案(盒号):由档案科根据编号规则编制并填写。

  3.案卷题名:应简明确切,结构完整,体式一致。单份文件即为文件题名;各种项目即为项目名称,一项多卷可采用之一、之二等字样;多份或多项合卷时可重新拟写题名,一般包括卷内文件主要责任者(不得简称学院、上级)内容、名称(文种)。案卷题名不得超过50个汉字。

  4.卷内文件起止日期:卷内文件形成的最早及最晚日期。

  5.保管期限:依据保管期限表,确定案卷的保管期限(永久、长期、短期)

  6.密级:有保密要求的要填写密级。


  四、归档验收


  (一)归档验收:立卷单位移交档案时,交接双方当面检查,档案科根据有关标准进行验收。凡不符合要求者,档案科将拒绝接收,并限期改正。

  (二)移交手续:移交时填写移交目录,一式两份,双方各执一份备查。

  (三)归档时间:

  1.学院各部门应当在次学年6月底前归档;

  2.各系等应当在次学年寒假前归档;

  3.科研类档案应当在项目完成后两个月内归档,基建类档案应当在项目和专题性、成套性档案在项目完成通过鉴定验收3个月后立卷归档;设备档案在设备验收完毕投入使用3个月后立卷归档;声像档案经整理、编辑,于次年5月末归档;其他档案在次年的6月底之前归档。