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安徽绿海商务职业学院办公室各岗位工作标准
发布时间:2016-01-26 16:36:56已浏览

    一、主任岗位工作标准
    1.1文件办理
    1.1.1收到机要秘书提交的收文后半个工作日内完成拟办,签署拟办意见后交机要秘书办理。
    1.1.2收到部门起草的院发文件后1个工作日内(超过2000字的重要文件在3个工作日内)完成审核,签署审批意见后交拟文单位按程序办理有关手续。力求文件规范、准确、精练,差错率不超过3%。
    1.1.3根据工作需要,按时组织完成学院工作计划、总结、报告等重要文件的起草、校核和印发。
    1.1.3按照文件办理标准和文件控制程序要求,指导并控制学院文件的运行。
    1.2会议准备、落实
    1.2.1接到领导下达的会议通知后,在半个工作日内完成会议通知;临时会议即知即告;重要会议至少在会议召开前半个工作日内完成相应会议准备。
    1.2.2学院重要会议(董事会及院党政领导联席会议、院务会议)召开后2个工作日内完成会议纪要交领导审批后印发。
    1.3院务公开
    学院的重大决策、重要事项以及重要活动安排等,除需要保密的,应及时组织在院务公开栏、校园网上公开。
    1.4接待
    接到接待任务后,应按照学院的接待规定和领导的要求,作出接待安排,并与有关部门协调好相关工作,保证接待工作热情、周到、有序。
    1.5协调、督办
    需由几个部门共同完成的工作任务,应根据院领导的意见,组织各相关部门协商明确工作任务、工作进程和工作要求,定期组织检查,按期高质量地完成工作任务。
    对重要工作任务,要按照工作要求,对承担工作任务的单位或部门的工作进程进行跟踪,掌握工作进展情况,协调矛盾,反映或协助解决困难,敦促按期高质量地完成相关的工作任务,并将工作完成情况及时反馈给有关院领导。
    1.6调研
    要根据学院的中心工作,经常深入基层,了解和掌握基层单位、部门和师生员工的工作情况和思想状况,发现问题,总结经验,提出建议,为领导决策提供依据。
    1.7内部管理
    1.7.1严格遵守学院的各项规章制度,按章办事,按规程办事,坚持原则,不徇私情。
    1.7.2严于律己,率先垂范,要求群众做到的,必须首先自己做到;要求群众不做的,首先自己坚决不做。
    1.7.3按照职责范围,对分管的具体工作、部门和人员全面负责,对工作情况及时沟通协调,保持整体工作的协调发展。
    1.7.4关心职工,了解掌握职工的思想状况,做好一人一事的思想政治工作,帮助他们解决实际困难,创造和谐的人文环境和良好的工作环境,凝聚全体干部群众的力量,形成一个富有朝气和活力的坚强团队。
    1.7.5加强政治学习和业务学习,不断提高政策水平、思想水平和业务水平。
    二、机要秘书岗位工作标准
    2.1收文(含传真、电报、电话)
    2.1.1收文后1个工作日内完成登记并提交主任拟办。急件即收即办。
    2.1.2收文登记应将文件名称、发文单位、发文号、收文时间等内容详细登记,不得遗漏。
    2.1.3收文经主任拟办后即呈送有关领导阅示,领导阅示后,及时收回,并根据领导阅示意见分别送相关领导或部门领导阅办,领导阅办后及时收回保存。
    2.1.4收文传阅应坚持横传,不得直传。每次收、送文件均应对文件数量进行清点,不准遗失。
    2.1.5收文经领导阅批后,如有需办理的事项,应督促相关部门和人员及时办结。
    2.1.6年末,应对收文进行归类整理后移交档案室存档。
    2.1.7接到上级有关部门的电话,应对来电单位、部门名称、来电时间,来电内容,嘱办事项等内容详细记录,提交主任拟办。
    2.2发文
    2.2.1院发文件经审核、签发、印制后,加盖印章前,应对文件进行检查,主要检查会签、签发、文号等是否齐备,原稿与打印稿是否一致,文件内容是否准确,确认无误后,再加盖印章。
    2.2.2文件加盖印章,必须准确、规范。
    2.2.3存档文件应含原件,年末分类整理后移交档案室存档。
    三、行政秘书岗位工作标准
    3.3会议
    3.3.1接到会议通知后,应及时通知与会人员,告知会议内容、时间、地点及会议要求等。
    3.3.2参加会议,做好签到,会签将人员出席情况报告会议主持人。
    3.3.3参加会议,做好记录,记录对审议过程及决定事项,应保持准确、完整。
    3.3.4有关重要会议,会议应写出会议纪要,送有关领导签发后印发。
    3.3.5要了解、掌握有关单位、部门对会议决定事项的落实、执行和完成情况并报告主任,加强督查。
    3.4介绍信、证明件的开具
    3.4.1开具介绍信、证明件须与事实相符,严禁开具虚假介绍信或证明;原则上不准开具空白介绍信、证明件,确因工作需要,须经使用人主管院领导审批后方可使用。
    3.4.2学生开具介绍信、证明件须有所在系提供的书面证明材料,方可办理。
    3.4.3开具的介绍信、证明件须经主任审核后再加盖印章。
    3.4.4开具的介绍信、证明件须有编号并加盖骑缝章。
    3.4.5对因工作需要由各部门使用的专用介绍信、证明件,应登记领取,用完后应交回存根保存备查。
    3.5物资管理
    3.5.1根据工作需要,提出办公用品、仪器设备等的购置计划,经审批后,统一采购或领用。
    3.5.2公用物品应登记造册,使用时应由使用人填写使用单,经主任审批后发放。管理的物品应做到帐物相符。
    3.5.3对库存物品应定期进行检查,防止变质损坏。
    3.6接待
    3.6.1接待来人来访,应热情、礼貌,能办理的事要即事即办,不能即办的要说明原因,告知办理的程序和要求,不属于本室职责的要说明具体的办理单位、部门,并主动进行联系。
    3.6.2重要接待任务,应首先了解、掌握来访的具体时间、人员情况及来访要求,协助主任做出具体安排并落实。
    3.6.3来访人员到校后,应对来访人员进行登记,作为资料予以保存。
    3.7管理要求
    3.7.1未经批准,不得私自容留与办公无关人员滞留办公室。
    3.7.2机密文件、印章等重要物品,应妥善保管,不得随意防止,避免泄露或遗失。
    3.7.3未经批准,不得私自外借或容许他人查阅文件和使用办公室仪器设备、用品、物品。
    3.7.4严格按照操作规程操作仪器、设备,如属违规操作造成的损坏,将追究当事人责任并由当事人承担相应的经济损失。
    3.7.5如发现仪器、设备出现故障,应及时报告,由专业人员进行维修,不得私自拆卸。
    3.7.6每天下班前,应对电源、水暖设施、门窗进行检查,无异常后锁门离开。
    工作期间,不得脱岗、窜岗,不得从事与工作性质无关的活动。
    3.7.7树立节约意识,不浪费水电和其他消耗品。
    3.7.8举止文明,着装得体,接待来人或接听电话,应热情、耐心、周到,不得冷漠、蛮横和推委。
    3.7.9加强业务学习,提高业务能力,适应业务发展需要。
    四、 文字秘书岗位工作标准
    4.1发文
    4.1.1拟稿。起草以学院名义印发的文件,做到符合党和国家的政策、符合学院的客观实际,事由表述清楚,语言精练,符合公文规范,并按规定期限及时完成。
    4.1.2审核。对各单位、部门起草的院发文件进行初审,应从标题、内容、语法、词句、标点、主题词、格式等方面进行全面的检查,力求规范、准确、精练,初审后及时交主任复审。
    4.1.3登记。学院文件均需登记并统一编号,登记编号时应审查会签、签发手续是否完备,原稿是否完整,附件是否齐备,检查无误后编写文号,交付印制。
    4.1.4校对。文件出清样后,应对清样进行认真校对,重点检查文号、标题、主送、抄送单位、日期、主题词及文字等内容,检查无误后正式印制。
    4.1.5文件差错率不得超过1%。文件从签发到印发不超过1个工作日。
    4.2大事记
    4.2.1学院发生的重大事项,包括重大庆典、重要会议、重大活动、重要人物的来访、重要学术活动、重大改革举措、重要竞赛或比赛情况及获奖情况等,均应记入《大事记》。
    4.2.2《大事记》应对事件的时间、地点、人物、活动过程、结果等要素做出准确、完整、简练的记录。
    4.2.3《大事记》除有文字记录外,应注意收集相关的音像材料,并用电子文档的形式保留。
    4.2.4《大事记》随时记载,每学期整理、编辑一次。
    4.3工作简报、学院年鉴
    4.3.1每月编写一期工作简报。
    4.3.2每月收集各单位的工作总结并归档,为编写工作简报准备素材。
    4.3.3工作简报要概要反映学院阶段性工作的主要情况,经领导审定后按时下发。
    4.3.4每年编写1500字左右的学院年鉴,经领导审定后报教育厅。
    4.3统计
    4.4.1每学期按照学院的客观实际,进行一次学院基本情况的数据统计,力求客观、准确,经院领导审批后,印发学院各职能部门,作为学院的统一口径。
    4.4.2采集的统计数据,应经提供数据人员及所在部门负责人签字,确保数据可靠、准确。
    4.4.3以学院名义编制、上报各类统计报表,应力求口径一致、连贯,数据准确,经领导审核后报送。
    4.4.4部门报送的各类统计报表,报送前应严格审核,无误后报出。
    五、档案管理员岗位工作标准
    5.1档案管理
    5.1.1熟悉遵守国家《档案法》、《保密法》、教育部《普通高等学校档案管理办法》和学院的《档案管理办法》,按照学院的《档案实体分类与工作规范》的要求和标准收集、整理、建立和管理学院档案。
    5.1.2要按照学院的办学实际,将应纳入档案管理的重要文件、材料、记录均应有完整、准确、系统的保存,不得有遗漏。
    5.1.3严格按照《学院档案管理办法》规定的档案收缴时限,及时完成各类档案的收缴,并填写完整的档案移交记录。对逾期不上缴档案的单位和部门,应及时报告办公室分管主任进行协调敦促。
    5.1.4每年年末应对档案的收进、移出、全宗和案卷数量、档案的利用情况进行全面统计并作出记录。
    5.1.5查阅档案须在档案室内进行。查阅秘密档案和涉及保密的科研技术档案,或确因工作需要借出档案,须经有关领导或主管审批,并作出详细记录。
    5.1.6每月应对室内档案进行一次抽检(抽样率不低于5%),主要检查有无霉变、虫咬、湿度、温度等情况,发现问题,及时处理。
    5.1.7节假日期间,应将门窗、重要档案柜加贴封条,并保持每天对档案室检查一次。
    六、收发工作标准
    6.1收发工作
    6.1.1收发应及时。报刊、普通信件应在收件后2小时内,完成分发,准确投入到相应的信箱;机要件应在30分钟内送达收件单位;特快专递件或汇款,应在30分钟内电话通知收件单位或个人(学生汇款应在30分钟内予以告示)。
    6.1.2收发应准确,差错率不超过5‰。应严格按照报刊的征定单记录和信件的收件人油箱、姓名分发投递,对地址、姓名不详、有误或邮局错投的信件,应及时退回邮局,并填写退回单备查;对东西区之间的误投件,能明确判别的,应通知收件单位或收件人直接领取,或直接转移到收件单位或收件人所在的收发室,无法判别的,则填写改投单退回邮局。
    6.1.3分发机要件和汇款、包裹单,须由收件人直接领取,并对收件人的身份证件进行验证,由收件人签字登记后领取。确有原因,收件人无法直接领取委托他人领取的,应有收件人的委托证明,并由代领人签字登记后方可领取。收发员不得擅自委托他人代领。
    6.1.4对于邮局漏投的报刊,接到顾客投诉后应及时向邮局沟通反映,并将有关信息及时反馈给顾客。
    6.1.5对各单位、部门邮寄的大宗函件,寄发单位应提供详细的寄发清单,由收发员集中到邮局办理,并凭寄发清单和邮局收据办理报销手续。
    6.1.6每年年末,应按照邮局的征订要求和期限,及时完成职工报刊的征订工作,并保留好征订记录。

 


 

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